الآلية الجديدة لإرسال جميع إجراءات الطلاب إلى الملحقية الثقافية

السادة الطلبة والطالبات..

حرصا منا على إتمام جميع الإجراءات الأكاديمية، والمالية، والتقنية،  والطبية، وسرعة انجازها في أقصر وقت ممكن، فقد تم توزيع جميع الاجراءات التي تحتاجونها على جميع الأقسام بحيث يتم تحويل كل إجراء يرد إلينا إلى الموظف المختص به، ومن ثم يتم إنجازه خلال فترة سبعة أيام عمل.

 كيفية إتمام أي إجراء:

  1. اختيار النموذج المناسب للاجراء المراد علمًا بأن جميع النماذج موجودة في موقع الملحقية، وهي متوفرة على هذا الرابط:

النماذج و الطلبات

  1. ملء النموذج كاملا، وارفاق كافة المستندات المطلوبة حسب الشروط المذكورة في كل نموذج.
  2.  يتم إرسال الإجراء سواء بالبريد العادي، أو الإلكتروني إلى الموظف المختص حسب التقسيم المذكور أدناه حتى يتسنى البدء في إتمامه بمجرد وصوله إليه. وعلى سبيل المثال، فكل الإجراءات المتعلقة بالقسم الأكاديمي، يرسلها الطالب/الطالبة إلى مشرفه فقط، وليس لأي شخص آخر. وكذلك الحال بالنسبة للإجراءات المالية..الخ، يرسل كل إجراء إلى الموظف االمسؤول عنه، وأية متابعة مستقبلية تتم مع ذلك الموظف فقط.

ملاحظة مهمة:

نظرًا لوصول العديد من الإجراءات غير المستوفية لشروط اكمالها، مما يترتب عليه هدر وقت الموظفين، و تأخر الإجراءات، عليه نعلن للجميع أن أي إجراء يصل إلينا، ولا تتوفر فيه الشروط المطلوبة، فسوف يتم تجميده لفترة من الزمن لحين إتمام النواقص، وإذا لم تصل تلك النواقص خلال فترة زمنية محددة فسوف يتم التخلص من الإجراء نهائيا، وإعلام الطالب/الطالبة عبر النشرة الخدمية أن الإجراء قد ألغي- هذا إذا كان رقم الملف مرفقا مع الطلب- وعلى الطالب/ الطالبة تحمل المسئولية الكاملة عن هذا الالغاء.

 أولا: الإجراءات المتعلقة بالقسم الأكاديمي:

وجميع هذه الإجراءات تتم إما من خلال الملف الإلكتروني، وهذا هو الغالب الأعم، وإما بحضور الطالب شخصياً كإجرائي فتح الملف وقفله، ويمكن مراسلة المشرف عبر البريد العادي..وهذه هي الإجراءات:

  1. إجراء فتح الملف (عند حضور الطالب شخصياً).
  2. إجراء رسائل الضمان المالي( لغة- أكاديمي).
  3. إجراء تعديل الوضع الاجتماعي.
  4. إجراء تمديد البعثة الدراسية بعد إنتهاء المدة القانونية.
  5. إجراء الدراسة الحقلية.
  6. إجراء  رسالة تجديد الإقامة.
  7. إجراء رسالة إعفاء من ضريبة البلدية.
  8. إجراء رسالة لوكالات التأجير.
  9. إجراء رسالة تعريف للمصرف.
  10. إجراء الحصول على أذن بالسفر.
  11. إجراء إحالة طلب – موجه الى البعثات – بخصوص المشاكل الأكاديمية وغيرها التي تواجه بعض الطلبة والطالبات.
  12. إجراء ايقاف الصرف.
  13. إجراء تمديد الصرف( بعد وصول موافقة البعثات).
  14. إجراء تعديل المدة.
  15. إجراء استنئاف الصرف (لغة – أكاديمي).
  16. إجراء إفادة تعريف للطالب/الطالبة ، المرافق/المرافقة.
  17. إجراء قفل الملف (الحصول على الدرجة – اعتماد الشهادة).

ثانياً: الإجراءات المتعلقة بالقسم المالي:

يتم إستقبال هذه الإجراءات عن طريق ملف الطالب الإلكتروني من خلال الطلبات الإلكترونية ( أنظر الصورة)

efile_proc

وحدة الرسوم الدراسية

 . سداد الرسوم الكاديمية

. سداد رسوم اللغة

. استرداد رسوم امتحان الايلتس

. استرداد رسوم الكتابة

 وحدة المنح و الاقفال

البيانات البنكية

.سلفة الاستقرار

.بداية الصرف

.استئناف الصرف

.تمديد مدة الصرف

. ايقاف الصرف

. تعديل الوضع الاجتماعى

.منحة الحاسوب

.منحة الكتب

.التذاكرالنصفية

. اقفال ملف الطالب

. رسوم التجليد

. تذاكر السفر النهاية

. رسوم الشحن

 وحدة الاستردادات

 . استرجاع تذاكر الوفاة

. استرجاع رسوم النظارة

. استرجاع رسوم التاشيرة

. استرجاع رسوم العلاج

.الموتمرات العلمية الداخلية / الخارجية

. الدراسة الحقلية

. استرداد رسوم الزمالة

 مكتب رئيس القسم المالى تحال اليه الشكوى و الامور العالقة

 ثالثاً: الإجراءات المتعلقة بقسم التأمين الطبي:

يتم إستقبال هذه الإجراءات عن طريق ملف الطالب الإلكتروني من خلال الطلبات الإلكترونية ( أنظر الصورة أعلاه)

استرداد رسوم الوصفة الطبية ( prescriptions)

استرداد رسوم العلاج للفترة التي توقف فيها التأمين.

رابعاً: الإجراءات المتعلقة بالقسم التقني:

يتم إستقبال هذه الإجراءات عن طريق ملف الطالب الإلكتروني من خلال الطلبات الإلكترونية ( أنظر الصورة أعلاه)

قسم المعلومات كل ما يتعلق بالدخول الى الملف الالكتروني (الحصول على معلومات الدخول- فقدان كلمة السر – تعديل البيانات الشخصية..الخ).

جميع الطلبات ذات الطابع التقني الصرف.